Загрузка приходной накладной

Пользователи часто не могут разобраться в том, как правильно загружать приходные накладные из Excel в программу Тирика-Магазин. В этой статье мы постарались рассказать, как работает функция загрузки, показать ее особенности и дать свои рекомендации по использованию этой функции.

Если поставщики присылают вам вместе с товарами накладную в формате Excel (это практикуется достаточно часто), то вы можете не только ввести ее в программу вручную, выбрав пункт меню Товары|Закупки, но и загрузить ее в базу данных програмы из Excel при помощи пункта меню Сервис|Загрузка входящей накладной.

Заметьте, что пункте меню Сервис есть два разных подпункта импорта: Загрузка номенклатуры товаров и Загрузка входящей накладной. В этой статье мы обсуждаем только функцию загрузки входящей накладной; функция же загрузки номенклатуры товаров, равно как и различие между этими двумя функциями, является темой для отдельной статьи.

Последовательность действий при загрузке

Итак, поставщик прислал вам вместе с товаром накладную в электронной форме, скорее всего в формате Excel. Как ее загрузить в программу?

Загрузка файла Excel

Выберите, пожалуйста, пункт меню Сервис|Загрузка входящей накладной, укажите в открывшемся окне имя файла накладной и опять нажмите кнопку Далее. После этого программа прочитает файл накладной и покажет на экране примерно такую картинку:

Как вы понимаете, программа не знает, в какой из ячеек этого файла Excel записано наименование товара и в какой - его количество, и вам необходимо объяснить это программе. Для этого необходимо заполнить в правой части окна помеченные жирным шрифтом позиции, и в первую очередь позиции Список товаров начинается в строке и Список товаров заканчивается в строке. На иллюстрации выше в эти позиции нужно впечатать числа 6 и 8 соответственно: в качестве номера первой строки нужно использовать первую строчку с наименованием товара (строка 6), а не заголовок таблицы (строка 5).

После указания номеров строк вам необходимо заполнить позиции из секции Номера колонок в правой части окна ниже. Обязательными к заполнению являются только выделенные жирным шрифтом позиции; из последних двух выделенных позиций - цена и сумма - вы можете заполнить либо только цену, либо только сумму. Не выделенные жирным шрифтом позиции являются необязательными и заполняются по желанию; если в накладной есть информация, соответствующая не выделенным жирным шрифтом позициям, эти позиции лучше все же заполнить.

Нужно отдельно сказать про позицию Описание товара. Вообще, поле Описание Товара (в программе вы можете увидеть его, если откроете карточку товара в Справочнике Товаров и переключитесь на страницу Описания) может содержать неограниченный по объему текст. В этом поле вы можете хранить либо подробное описание товара (например так, как его пишут в интернет-магазинах), либо дополнительную техническую информацию о товаре (например, цвет - размер - вес - номер полки на складе), либо что угодно еще. Соответствено при загрузке накладной в эту позицию вы можете добавить любую колонку исходного файла Excel; если же есть несколько колонок, содержание которых вы хотели бы занести в описание товара, вы можете перечислить их в этой позиции через запятую.

После того, как все необходимые позиции в этом окне будут заполнены нажмите, пожалуйста, кнопку Далее в нижней части окна.

Продолжение стати: Список товара в накладной