Запись к специалисту

В версии 15.8 мы добавили в программу функцию записи на прием к специалисту. Она может оказаться полезной в салонах красоты, медицинских учрежнениях, ветклиниках и любых других учреждениях, где клиент должен прийти на прием к определенному специалисту в определенное время.

Для того, чтобы эта функция заработала в вашей Тирике, пожалуйста, дайте себе права на функцию "Запись на прием" в пункте меню Файл|Настройки|Пользователи|Изменить|Права|Товары:Продажа|ЗаписьНаПрием. Вы также можете выбрать в пункте меню Файл|Настройки|Конфигурация основное направление деятельности - "Салон красоты", и тогда все необходимые права будут включены в программе автоматически.

Также будет полезно дать себе права на создание, изменение и удаление продаж. Сделать это можно в том же окне. Запись к специалисту программа запоминает как продажу, и создание записи к специалисту на определенное время - это создание продажи. Для того, чтобы создавать (а также изменять и удалять) продажи, в программе Тирика вам нужны соответствующие права.

Добавление специалистов, расписание их работы

Теперь необходимо добавить в программу специалистов, которые будут вести прием клиентов. Каждого такого специалиста надо создать как пользователя программы в пункте меню Файл|Настройки|Пользователи. Если вы не планируете, чтобы такие специалисты имели доступ к компьютеру, вы можете придумать для них сложные пароли, ввести их в программу и тут же их забыть :) Но ввести в базу данных этих специалистов нужно именно как пользователей программы Тирика.

Для каждого специалиста нужно указать расписание его работы. Расписание можно указывать либо по дням недели, например, пн 9:00-18:00, вт 9:00-18:00 и так далее, либо как плавающий график, например, "с 1 января каждый третий день с 9:00 до 18:00". Только к специалистам, для которых указано расписание, можно записать клиента в окне "Запись на прием".

Указав расписание конкретного специлиста, вы также можете указать исключения из расписания. Исключение - это разовое изменение расписания в соответствии с какими-то жизненными ситуациями: болезнь, отгул и т.п. В отличие от расписания, исключение записывается на конкретную дату и время.

Запись на прием

После того, как вы ввели расписание специалистов в базу данных программы и дали себе права на запись на прием и создание/изменение/удаление продаж, можно начинать записывать посетителей на прием. Выберите в левой части главного окна программы функцию "Запись на прием", И вы увидите расписание работы специалистов на сегодня:

В верхней строчке этого окна вы увидите имена специалистов, принимающих в выбранных день (выбрать день вы можете в выпадающем списке сверху), а в остальных строчках графически отображается запись к специалистам на прием сегодня:

зеленым цветом помечается время, доступное для записи
красным цветом помечается время, на которое к специалисту уже есть запись на прием
синим цветом помечается время, занятое частично
белым цветом помечается время, в которое у специалиста приема нет

Для того, чтобы создать новую запись на прием, нужно выделить в расписании нужный диапазон времени мышкой. Так, например, если клиент хочет записаться к специалисту Лене на мужскую стрижку на 12:00 при том, что стрижка занимает полчаса, администратор:

Подводит указатель мыши к прямоугольнику в строчке "12:00" в столбце "Лена"
Нажимает левую кнопку мыши
Не отпуская левой кнопки, проводит мышью вниз до тех пор, пока не будет выделен голубым цветом диапазон 12:00 - 12:30
Отпускает левую кнопку мыши

В ответ программа создает новую запись к Лене на 12:00 - 12:30 и открывает ее на экране:

Обратите, пожалуйста, внимание на открывшееся окно. В нем уже указан специалист, к которому вы записываем клиента (Лена) и время, на котрое мы его записываем (12:00 - 12:30). При необходмости вы можете изменить эти данные в этом окне.

В этом окне вы можете указать клиента, которого мы записываем к Лене (строчка "покупатель" в верхней части окна). Вы также можете переключиться на вкладку Содержание и добавить какие-то услуги и/или товары в эту запись - программа запомнит эти данные для вас. Вы также можете переключиться на вкладку Комментарии (на картинку не поместилась, реально будет в той же строчке, где написано слово "Содержание") и вписать текстовые комментарии к записи - например, "вьющиеся волосы". После того, как вы введете все необходимые данные в этом окне, нажмите, пожалуйста, кнопку OK, и программа сохранит все введенные данные для вас.

После нажатия кнопку OK программа создаст "продажу-резервирование", кот. будет доступна и в окне записи на прием, и в окне Продажи(Список). Слово "резервирование" в данном случае означает, что товар по этой продаже покупателю не выдается (только резервируется) и оплата не принимается. Также по продаже резервирования не печатается кассовый чек, так как никакие материальные ценности не меняют владельцев. Резервирование в этом случае назначается до даты, совпадающей с временем окончания приема.

Позднее, например, в процессе работы мастера с клиентом, вы можете добавлять какие-то услуги либо товары в эту продажу. После того, как все услуги клиенту будут оказаны, вы сможете снова открыть эту продажу-резервирование, щелкнув мышкой в соотв. прямоугольник на экране, и снять галочку резервирования в вкладке "Резервирование". После этого программа будет считать, что услуги клиенту оказаны, товары переданы и оплата получена, и когда вы нажмете кнопку OK в этом окне, программа напечатает кассовый чек.

Заметьте, пожалуйста, что окно расписания (первая картинка в этой статье) никак не мешает вам сделать запись двух разных клиентов к одному и тому же специалисту на одно и то же время, либо назначить время записи вне часов работы специалиста. Окно расписания помогает вам сориентироваться в графике работы специалиста, но не запрещает вам его нарушать, предполагая, что человек лучше знает, что нужно делать.

Все введенные в программу записи на прием отражаются также в окне Продажи(Список), т.к. с точки зрения программы они почти ничем не отличаются от обычных продаж. Вы можете изменять и удалять записи на прием как из окна записи на прием, так и из окна Продажи(Список), никакой разницы между этими действиями нет.

Удаление записи на прием, если клиент не явился

Если клиент не явился к назначенному времени, вы можете удалить запись на прием как в окне Записи на прием, так и в окне Продажи(Список) - в этом случае вы удаляете эти записи по одной. Вы также можете выбрать в программе пункт меню Сервис|Накладная|УдалитьПросроченныеЗаказыРезервирования, и тогда программа автоматически удалит все продажи, у которых стоит галочка резервирования и у которых дата резервирования уже прошла.

Также интересно почитать

Подарочные сертификаты
Скидки и накопление баллов в программе Тирика Магазин
Накопленные баллы сгорают через N дней
Продажа парфюмерии в розлив
Набор, составной товар

Следующая статья: Запуск программ по расписанию